ODS de la Práctica | ODS 16: Promover sociedades pacíficas e inclusivas para el desarrollo sostenible, facilitar el acceso a la justicia para todos y crear instituciones eficaces, responsables e inclusivas a todos los niveles. Subcategoría: Lucha contra la Corrupción |
Objetivo/s de la práctica: | Los mercados están cambiando a un ritmo sin precedentes. Las mayores tendencias son la digitalización y la sostenibilidad. Sólo podemos superar estos enormes desafíos, que también presentan grandes oportunidades, cuando tenemos empresas sólidas con principios éticos claros y fuertes. Tener un robusto y eficiente Sistema de Compliance es fundamental para garantizar una adopción en las empresas a realizar sólo negocios limpios, con una cultura de integridad y responsabilidad donde primen los valores. Los principios que guían nuestros comportamientos en Siemens SAS no son negociables, especialmente cuando tratamos con nuestros clientes y socios en todo el mundo. Sin excusas ni excepciones, siempre actuando ética, legalmente y con la más alta integridad. El Sistema de Compliance de Siemens SAS no sólo enfoca sus esfuerzos en realizar acciones internas, sino también orienta sus actividades para unir fuerzas y tener un impacto colectivo en busca de mecanismos reales de lucha contra la corrupción, contribuyendo a establecer un campo de juego nivelado con mercados más justos y transparentes para todas las partes interesadas. |
Iniciativa implementada: | Siemens desde el año 2007, cuenta con un robusto sistema de transparencia denominado Compliance, el cual significa más que sólo la adherencia a las leyes, regulaciones y/o políticas internas de la empresa, es, la piedra angular de las Pautas de Conducta de SIEMENS. Nuestro Sistema de Compliance está totalmente respaldado por las directivas de la organización, se basa en definiciones claras y está fundamentado en tres pilares: 
Compliance es una parte integral y transversal de todas nuestras decisiones y actividades, y es el componente clave de la integridad de todos los procesos de la Compañía. 
Nuestro Sistema de Compliance se divide en seis grandes capítulos: Anti-corrupción, Anti-Lavado de Activos, Anti-Monopolio, Privacidad de Datos, Control de Exportaciones y Ética, el cual incluye Derechos Humanos y Acciones Colectivas. Además, el negocio de Siemens está estrechamente relacionado con los procesos que respaldan la adquisición, venta de productos o los proyectos mostrando desafíos y áreas de riesgo característicos. Siemens gestiona estos factores a través de la creación de una conciencia respectiva y, a través de capacitaciones adicionales y herramientas de apoyo. El Sistema de Compliance toma la perspectiva del negocio y pretende dar acceso a los diferentes riesgos y campos de actividad explicándolos en el contexto de Compliance en los Procesos de Negocio, con procedimientos específicos como: Compliance en negocio de proyectos, Compliance en Compras (manejo de proveedores) y Procesamiento de Pagos. Finalmente, existen tareas internas propias del Sistema de Compliance, las cuales buscan asegurar el cumplimiento e integridad con leyes internas y externas, para lo cual se definen actividades como: Comunicación y Entrenamiento, establecimiento de un Programa de Compliance Ambassadors, Evaluación y monitoreo permanente de Riesgos y un adecuado manejo de denuncias con sus respectivas consecuencias disciplinarias y remediaciones. |
Gestión y Calidad: | - Anti-Corrupción:
La prevención de la corrupción requiere procedimientos específicos para evitar que se abuse del poder y medios financieros.
Hemos implementado políticas y procedimientos internos sobre Regalos y hospitalidad, Patrocinios, Donaciones y Membresías, Pagos de Facilitación, Cooperación con Socios Comerciales, Conflictos de Interés.
- Anti-Lavado de Activos
Mantenemos relaciones comerciales sólo con contrapartes (clientes, proveedores, empleados, socios comerciales) idóneos.
Nuestro sistema tiene un enfoque basado en riesgos e incluye: - Realización de Debidas Diligencias;
- Consulta en listas Vinculantes e informativas incluyendo miembros de junta directiva, representantes legales y beneficiarios finales. Evaluación y aclaración de hallazgos;
- Fuertes políticas para manejo de efectivo;
- Identificación de Personas Expuestas Políticamente.
- Anti-Monopolio:
Basado en: - Comunicación clara de la gerencia;
- Identificación de riesgos relacionados mediante "Evaluación de exposición al riesgo antimonopolio" ("AREA") periódica, seguimiento de nuevos desarrollos y lecciones aprendidas;
- Investigación rigurosa e imposición de sanciones disciplinarias por infracciones de la ley;
- Revisión regular y mayor desarrollo del Programa Antimonopolio.
- Privacidad de Datos
Políticas y procedimientos que garantizan una adecuada recolección, procesamiento y tratamiento de los Datos Personales, incluyendo manejo de incidentes, registro de actividades y contratos de procesamiento, Auditorías y derechos de los interesados (consentimientos).
Establecimiento "Reglas corporativas vinculantes (BCR) para la protección de datos personales", para transferencia de Datos Personales entre Compañías Siemens.
Las aplicaciones que procesen datos personales deben ser registrados en el Centro de Procesamiento de Datos (CDP) por el propietario del proceso con el apoyo de TI.
- Control de Exportaciones
Políticas y procedimientos encaminadas a identificar riesgos, establecer medidas, tomar decisiones y asegurarnos de la idoneidad del negocio, mediante la evaluación de:
Estas regulaciones proporcionan instrucciones detalladas para control de exportaciones en procesos de negocio, relacionadas con el uso final y el producto, Reglamento de Control de Exportaciones para transferencia de tecnología y soporte técnico, Embargos, Autorizaciones de exportación.
- Ética
Parte de nuestra estrategia de sostenibilidad - DEGREE. (Ver 3.8 Sostenibilidad)
Fomentar una cultura de confianza, cumplir con los estándares éticos y manejar los datos con cuidado.
La Gestión Ética está anclada dentro de Compliance e incluye Derechos Humanos y Acción Colectiva.
- Derechos Humanos:
Está integrado en el Sistema de Compliance mediante: - Debida diligencia en materia de derechos humanos como módulo de evaluación de los riesgos de Compliance dentro de la evaluación de proyectos;
- Análisis específico de riesgos de derechos humanos dentro de la Evaluación de Riesgos de Cumplimiento (CRA);
- Desde el año fiscal 2017, nuestro Informe de Sostenibilidad Anual contiene un capítulo separado sobre derechos humanos.
Acciones Colectivas: Parte integral y prioritaria que implica construir alianzas contra la corrupción para nivelar el campo de juego encaminadas a establecer proyectos con socios en la industria, sector público, organizaciones no gubernamentales, organizaciones internacionales y la sociedad civil. El compromiso de cumplimiento y adherencia de todos los capítulos mencionados anteriormente, son establecidos en todos los contratos y órdenes de compra establecidos con todas las contrapartes sin excepción. |
Innovación: | Relevantes herramientas propias e innovadoras para optimizar procesos, tiempos de respuesta, eficiencia en monitoreo, control e identificación de riesgo. (Ver Anexo para más detalle). - Generales:
LISA: Buscador de políticas, procedimientos e información de Compliance.
SABA: Dashboard sobre asignación y cumplimiento de entrenamientos WEB asignados a los empleados.
Traci: Registro y monitoreo de casos (denuncias) de Compliance.
- Anticorrupción:
SpoDoM: Registro, aprobación y seguimiento de los Patrocinios, Donaciones, Membrecías, Viajes y hospitalidad de terceros y Otras Contribuciones.
NEXTGEN: Registro, evaluación automática de nivel de riesgo y autorización de la debida diligencia de socios comerciales.
DASHBOARD: Monitoreo mediante identificación automática de alertas de calidad y riesgo de las debidas diligencias realizados a los socios comerciales.
- Antilavado de Activos:
ORBIS: Evaluación de empresas mediante indicadores financieros, registros locales, industria, huellas geográficas, accionistas, directores y gerentes.
SETIS: Buscador de noticias de empresas en páginas de internet públicas.
INSPEKTOR: software de verificación de listas vinculantes y asociadas a LA/FT/FPADM donde se consultan a cada una de nuestras contrapartes.
- Antimonopolio:
Antitrust App: App móvil para orientación en temas de antimonopolio. Incluye guía rápida para empleados Do’s and Don´ts.
- Control de Exportación:
DAMEX: Evalúa restricciones al usuario final, producto, existencia de partes sancionadas, mercancías específicas y países sancionados. |
Impacto del Proyecto: | Nuestro Sistema de Compliance ha impactado positivamente la cultura de la organización, tenemos una cultura de integridad que se encuentra en el ADN de nuestros empleados y se demuestra en la forma de actuar y tomar decisiones. Este impacto ha sido medido a través de indicadores, presentamos algunos a continuación: - Capacitaciones:
La cultura de integridad se ha logrado a través de entrenamientos en cada uno de los temas que conforman nuestro Sistema de Compliance, los cuales son adaptados de acuerdo con las necesidades, tenemos un portafolio de cursos desde 15 minutos para explicar rápidamente un tema hasta workshops guiadas por un instructor que pueden durar 2 horas.
Actualmente, tenemos un cumplimiento promedio de todos los cursos lanzados como obligatorios del 93%:
 - Programa de Ambassadors
Este programa busca establecer un contacto dentro de las diferentes áreas de Siemens y Compliance, nominando un Ambassador como punto de contacto y divulgador de mensajes y prácticas de Compliance.
Ejemplos que se pueden ver en nuestro Yammer (red social interna de Siemens)
 - Encuesta sobre la cultura de Compliance a los empleados:
Para nosotros es muy importante la percepción que tienen los empleados sobre Compliance y la cultura de Integridad, dentro de la encuesta global que se realiza anualmente, hay un capítulo sobre Compliance, los siguientes son los resultados para Colombia de la última encuesta:
Es de anotar, que las respuestas de la encuesta son anónimas. La calificación de las premisas es de 0 a 100, siendo 100 la calificación más alta de satisfacción. Como se pude observar, las calificaciones son bastantes altas y han evolucionado desde la encuesta anterior (2019).
- Acciones Colectivas:
Siemens no sólo se conforma con una cultura de integridad interna, para Siemens nivelar el campo de juego en los mercados es una prioridad, por lo tanto, impulsamos activamente la implementación de Acciones Colectivas y tiene como objetivo establecer proyectos con socios en la industria, el sector público, organizaciones no gubernamentales, organizaciones internacionales y la sociedad civil.
Una de las acciones colectivas más fuertes, es la Iniciativa de Integridad de Siemens, la cual cuenta con un presupuesto global de más de 100 millones de USD para financiar organizaciones, proyectos y actividades de formación en todo el mundo en la lucha contra la corrupción.
A julio de 2021, la cartera de la iniciativa abarca un total de 85 proyectos en más de 50 países (3 iniciativas en Colombia) y un volumen de financiamiento comprometido de casi US $ 120 millones. (US$3.3 millones en Colombia)
En Colombia, las iniciativas que han sido financiadas por el fondo de integridad de Siemens son: - Establecimiento de los mecanismos de denuncia de alto nivel: iniciativa liderada por el Instituto de Basilea en 2013;
- Hacia la Integridad (Fase 1): iniciativa liderada por ONUDC donde se busca fortalecer la comunicación entre el sector privado y público;
- Hacia la Integridad (Fase 2): se enfoca principalmente en el sector de energía y salud.
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Sostenibilidad en el tiempo: | Nuestro Sistema de Compliance se estableció en el 2007 y ha ido evolucionando a través del tiempo y ajustando a las necesidades de la compañía y el mercado. Así como también comprende varios desarrollos tecnológicos que permiten que se eficiente el análisis de riesgos y el monitoreo y garanticen una sostenibilidad en el tiempo. (Ver herramientas tecnológicas en 2.6 Innovación). 
Adicionalmente, como se puede observar en el gráfico, la nueva modificación corresponde a la inclusión de la Gestión Ética, que también es parte de la estrategia de sostenibilidad de Siemens y se ha anclado en el marco DEGREE. 
DEGREE establece prioridades claras para la sostenibilidad en Siemens: fomentar una cultura de confianza, cumplir con los estándares éticos y manejar los datos con cuidado. La Gestión Ética está anclada dentro de la Organización de Compliance e incluye los campos de actividad Derechos Humanos y Acción Colectiva. Por último, la Organización de Compliance tiene asignados recursos humanos, tecnológicos necesarios, así como también cuenta con un presupuesto autónomo para la realización de las diferentes actividades. |
Alianzas | Además de los esfuerzos internos, apoyamos la lucha contra la corrupción trabajando con partes interesadas externas en el sector privado, los gobiernos y la sociedad civil, en el curso de nuestras actividades de Acción Colectiva. Estos incluyen nuestro compromiso con el Pacto Mundial de las Naciones Unidas (UNGC), nuestra participación en el Foro Económico Mundial y su Iniciativa de Asociación contra la Corrupción (PACI), así como nuestro apoyo a la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción y la Convención Antisoborno de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE). En Colombia, hacemos parte y apoyamos las siguientes iniciativas con el fin de seguir buscando actores en pro de la ética e integridad: - Lideresa de la Mesa de Compliance de la Cámara Colombo Alemana, donde desarrollamos varios workshops y abrimos espacio para el compartir de buenas prácticas de las compañías alemanas miembro;
- Activa participación en el proyecto Hacia la Integridad, liderado por la UNODC;
- Apoyamos la iniciativa “De Empresas para Empresas” como entrenadores voluntarios. Iniciativa liderada por Pacto Global y Alliance for Integrity;
Vinculada a la Red de Oficiales de Cumplimiento de Pacto Global y UNODC. |
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